EQ Timing påmeldingsystem er basert på at man mottar faktura ved påmelding, og betaler fakturaen i nettbanken på samme måte som andre fakturaer. Dette har mange fordeler:
- Man sparer kostnader med provisjoner til kredittkortselskapene
- Den som er ansvarlig for påmelding (utøveren selv eller en påmeldingsansvarlig) slipper å ha et kredittkort tilgjengelig
- Man kan åpne for kort- og kontantfri etteranmelding helt frem til start
- Arrangøren slipper arbeidet med fakturering og oppfølging av fakturaer
I utgangspunktet utstedes fakturaen til den som foretar påmeldingen idet påmeldingen skjer. Imidlertid er det mange klubber som dekker startkontingenten for sine utøvere. Da er det lite hensiktsmessig at utøverne selv mottar faktura, for så å videresende denne til klubben. Dette skaper mye ekstraarbeid for klubben ved at det blir mange bilag å håndtere. Derfor har man mulighet for å definere en fakturamottaker i klubben slik at påmeldingssystemet kan sende fakturaen direkte i stedet for via utøveren.
For de som utfører påmeldingen – enten det er utøveren selv som melder seg på, eller det er en forelder eller påmeldingsansvarlig som melder på flere utøvere – er det ingen forskjell i selve registreringen av påmelding. Den eneste forskjellen er at man til slutt i påmeldingsprosessen får et ekstra betalingsalternativ “Faktura til klubb” hvis man melder seg på som utøver i en klubb som har registrert fakturamottaker.
- Utøver eller påmeldingsansvarlig melder seg på på vanlig måte
- Man velger “Faktura til klubb” som betalingsalternativ (dette alternativet er forvalgt hvis det er tilgjengelig)
- Fullfør påmeldingen på vanlig måte
- Påmelderen vil motta påmeldingsbekreftelse – men ingen faktura
- Fakturaen sendes samlet til klubben etter påmeldingsfristens utløp (i praksis sendes fakturaen første virkedag etter arrangementet). EQ Timing håndterer dette
- EQ Timing følger opp fakturaen på vanlig måte for å sikre at arrangøren får sitt oppgjør
NB! Alle utøvere som meldes på i en påmeldingssession må tilhøre samme klubb for at fakturering til klubb skal være tilgjengelig. Hvis påmelder skal registrere utøvere fra forskjellige klubber må dette gjøres i to operasjoner.
For at dette skal fungere må klubbene som ønsker å motta faktura direkte registrere sin(e) fakturamottaker(e) i Admin. Man kan differensiere på arrangement type og nivå – slik at man f.eks. aksepterer faktura for aktive arrangement, mens utøverne selv må betale startkontingent for mosjonsarrangement som turrenn og turritt.
Slik oppretter klubben fakturamottaker
- Logg inn i Admin med en bruker som har rolle leder, påmeldingsansvarlig eller lisensansvarlig. https://admin.eqtiming.no
- Velg “Avansert modus” for å få tilgang til alle faner.
- Gå til fanen “Fakturamottakere klubb”
- Trykk “Legg til” for å legge til fakturamottaker
- Legg til de forbund/grener og arrangementsnivåer man ønsker at skal faktureres direkte til klubben
NB! Dette må ikke forveksles med at enkelte arrangører ønsker å fakturere startkontingenter selv etter rennet. De som ønsker å stå for fakturering og purring/oppfølging selv kan gjøre dette ved å sette prisen til 0 (null) i påmeldingsoppsettet. Det vil da ikke bli utstedet faktura verken til utøver eller klubb, og arrangøren står fritt til å fakturere startkontingentene selv etter rennet.