Sekretariatets oppgaver
Sekretariatet har mange viktige oppgaver under arrangementet.
- Dele ut startnummer
- Skrive ut startlister til dommere/TD, presse, speaker og andre som trenger startlister
- Registrering av etteranmeldinger
- Foreta korreksjoner hvis noen er registrert i feil klasse, uten klubb eller lignende
- Registrering av uavhentede startnummer
- Registrering av brutte deltakere
- Besvare spørsmål fra deltakere og andre
- Skrive ut resultatlister til oppslag og til premieutdeling
Det finnes noen viktige verktøy for at sekretariatet skal kunne gjøre jobben sin. EQ Admin er det viktigste verktøyet. I tillegg finnes to ulike verktøy for registrering av etteranmeldinger. Det ene er standard påmeldingsløsningen hvor deltakerne selv kan registrere seg på utplasserte PC’er på samme måte som ved forhåndspåmelding. Man melder seg på, mottar faktura til epost, deltar i arrangementet – og betaler når man kommer hjem. Den andre er Klubbpåmelding. Denne brukes hvis sekretariatet selv skal registrere etteranmeldingene og motta betalinger kontant. De to påmeldingsløsningene er beskrevet i separate artikler.
EQ Admin
EQ Admin er et web-basert verktøy for administrasjon av arrangementet. De aller fleste funksjonene for behandling av deltakere, rapporter, og for å få informasjon underveis i arrangementet finner du her.
Det er noen forberedelser og innstillinger som må gjøres før du kan bruke EQ Admin optimalt. Gjør dette FØR selve arrangementsdagen, slik at du slipper å gjøre dette mens køen av deltakere som trenger din hjelp bygger seg opp foran deg.
Velg riktig nettleser
EQ Admin fungerer best med Chrome eller Firefox nettlesere. Hvis du ikke har Chrome eller Firefox installert på PC’en din kan du laste ned disse gratis her:
Chrome: https://www.google.com/intl/en/chrome/browser/index.html#eula
Firefox: http://www.mozilla.org/nb-NO/firefox/new/
Konfigurer Forgrunnsvinduer/Popup Blocker
Når du printer rapporter (PDF) fra EQ Admin forhåndsvises disse først i et eget vindu i nettleseren før du kan sende dem til skriveren. For at dette skal fungere må du endre innstillingene i nettleseren slik at den tillater popup vinduer (forgrunnsvinduer) fra timing.quick.no. Det du skal gjøre er å legge til timing.quick.no i unntak/exceptions fra popup blokkering.
Her kan du lese hvordan dette gjøres i Chrome:
https://support.google.com/chrome/answer/95472?hl=no
Her kan du lese hvordan dette gjøres i Firefox:
http://support.mozilla.org/en-US/kb/pop-blocker-settings-exceptions-troubleshooting
Starte EQ Admin
Når du har startet riktig nettleser kan du åpne EQ Admin ved å gå til følgende nettadresse:
Logg inn med det brukernavn og passord du har fått oppgitt fra arrangementsledelsen, tidtakeren eller fra EQ Timing.
Velg riktig arrangement fra arrangementsoversikten ved å trykke på blyanten foran arrangementet.
De viktigste menyene for sekretariatet er:
Før arrangement/Deltakere
Her gjør du alt av oppslag på deltakere. Du kan søke etter deltakere på både startnummer og navn. Du kan sjekke hvor langt de har kommet i løpet (hvis arrangementet har mellomtider), samt gjøre korreksjoner.
Før arrangement/Rapporter
Her kan du skrive ut startlister både etter startnummer og alfabetisk. Du bør skrive ut en alfabetisk startliste for oppslg ved startnummerutdeling.
Under arrangement/Statistikk
Her kan du holde deg litt oppdatert på hva som skjer i arrangementet. Hvor mange som har startet, hvor mange som fortsatt er i løypa og hvor mange som er i mål. På denne måten kan du blant annet avgjøre når tilstrekkelig antall deltakere i en klasse er i mål til at premieutdelingen for klassen kan starte.
Under arrangement/Deltakere i løype
Her kan du se hvem som fortsatt er i løypa, og hvor langt de har kommet (hvis arrangementet har mellomtider)
Under arrangement/Ukjente brikker
Det er vanligvis tidtakeren som overvåker dette bildet. Men også sekretariatet kan finne noen svar her. Du se om det er gjort avlesninger på ukjente brikker. Dette kan for eksempel oppstå hvis det er delt ut feil startnummer – altså hvis en deltaker har fått et startnummer som ikke er knyttet til en deltaker. Det vil også være ukjente brikker hvis man har manuell etteranmelding, og ikke rekker å registrere alle før løpet starter.
Etter arrangement/Rapporter
Her kan du printe resultatlister.
Disse funksjonene er beskrevet i detalj i separate artikler.